Eine Auswahl an Workflow-Automatisierungen, wie sie sich mit n8n in vielen Unternehmensbereichen umsetzen lassen – als Orientierung, was möglich ist. Jedes Beispiel lässt sich an Ihren konkreten Prozess anpassen.

Allgemein / Backoffice

• Terminerinnerungen versenden – vor jedem Kundentermin automatisch eine Erinnerung per E-Mail oder SMS
• Neue Anfragen sofort verteilen – Anfrage über das Kontaktformular landet automatisch im richtigen Postfach/Chat-Kanal, inklusive kurzer Zusammenfassung
• Erinnerungen bei offenen Aufgaben – wird eine Aufgabe zu lange nicht erledigt, erinnert der Workflow automatisch die zuständige Person
• Daten zwischen Systemen abgleichen – Daten aus einem System automatisch in ein anderes übertragen, ohne doppelte Eingabe

HR

• Onboarding-Workflow – Accounts anlegen, Zugänge vergeben, Willkommens-Mail verschicken und Checklisten automatisch auslösen
• Abmahnungen & Mahnprozesse – Vorlagen ausfüllen, versionieren, Freigabe-Routing

Rechnungswesen

• Rechnungen automatisch ablegen – eingehende Rechnungen per E-Mail werden erkannt, als PDF im richtigen Ordner abgelegt, wichtige Daten (Betrag, Rechnungsnummer, Lieferant) in eine Übersicht eingetragen
• Automatischer Zahlungserinnerungs-Workflow – Fälligkeit wird geprüft, danach automatisch eine Erinnerungs-Mail und bei Bedarf eine Mahnung verschickt
• Monatsabschluss-Workflow – Daten aus dem ERP ziehen, Berichte generieren, per Mail verteilen

Vertrieb

• Angebots-Workflow – Anfrage → Kalkulation → PDF-Erstellung → Versand → Follow-up-Erinnerung
• Kundendaten-Übertragung – aus Webformularen automatisch ins CRM übertragen, Dubletten prüfen

Marketing

• Willkommensserie für neue Interessenten – nach einer Newsletter-Anmeldung verschickt der Workflow automatisch eine kurze Serie von 2–3 E-Mails über einige Tage verteilt (z. B. Vorstellung, Angebot, Erfahrungsbericht); reagiert der Interessent (Klick, Antwort), wird das automatisch im CRM vermerkt
• Kampagnen-Reporting – Ergebnisse aus mehreren Werbeplattformen automatisch abrufen und in einer wöchentlichen Übersicht zusammenfassen

Kundenservice

• Ticket-Eskalations-Workflow – vereinbarte Reaktionszeit wird überwacht, bei Überschreitung automatische Eskalation (z. B. an die Teamleitung)
• Kundenstammdaten-Pflege – bei neuer Support-Anfrage per E-Mail werden Name, Firma und Kontaktdaten automatisch erkannt und im CRM/Helpdesk aktualisiert
• Zufriedenheitsumfrage nach Ticketabschluss – nach Abschluss einer Support-Anfrage wird automatisch eine kurze Bewertungsanfrage verschickt, die Antworten laufen automatisch in einer Übersicht zusammen

Beschaffung

• Purchase-Order-Workflow – Anforderung wird gestellt, je nach Bestellwert automatische Genehmigungsroutine (z. B. ab bestimmtem Betrag zusätzlich Geschäftsführung), danach automatische Bestellung und Lieferantenmail
• Lieferantenangebote vergleichen – Angebote aus E-Mails auslesen, normalisieren und automatisch als PDF-Übersicht zum Vergleich aufbereiten
• Lagerbestand-Monitoring – bei Unterschreiten eines Schwellenwerts automatisch Nachbestellung auslösen

IT

• Monitoring-Alerts bündeln – aus verschiedenen Tools zusammenführen, priorisieren, Ticket erstellen

Logistik

• Versand-Workflow – Auftragseingang → Packliste → Label-Druck → Tracking-Mail an Kunden
• Tracking-Daten aktualisieren – von Speditions-APIs automatisch abrufen und im ERP/Kundenportal einspielen

Datenschutz

• DSGVO-Auskunfts-Workflow – Betroffenenanfrage → Datenrecherche → Antwortdokument → Fristüberwachung
• Löschroutinen automatisieren – personenbezogene Daten nach definierten Aufbewahrungsfristen automatisch löschen
• Einwilligungs-Management – Einwilligungen erfassen und dokumentieren, bei Widerruf automatische Aktualisierung in allen angebundenen Systemen

Wichtig: Jede automatisierte Entscheidung lässt sich mit einer manuellen Prüfung durch einen Menschen absichern – bei datenschutzrelevanten Informationen ist das empfehlenswert.

Dies sind nur Beispiele – die Möglichkeiten gehen weit darüber hinaus. Haben Sie einen konkreten Prozess im Kopf, der hier nicht auftaucht? Kontaktieren Sie mich – gemeinsam schauen wir, ob und wie sich das mit n8n automatisieren lässt.